Zajem in priprava metapodatkov
Prejet dokument povežemo z vrsto, izvorom in poslovnim zapisom. Nejasna razvrstitev ostane za pregled.
Tipi orodij
Avtomatizacije za dokumentne sisteme
Vsak dokument ob pravem zapisu in v ustreznem postopku.
Dokumenti prihajajo kot priponke, obrazci ali izvozi drugih aplikacij. Ročno poimenovanje in premikanje map otežita iskanje potrjene različice. Avtomatizacija lahko pripravi metapodatke ter potrditev, pri tem pa mora ohraniti izvor, različico in odgovornost za vsebino.
Opišite svoj procesPrimeri rešitev: Dokumentni sistemi
Predlogi procesov, ki jih prilagodimo vašemu okolju. Izvedljivost preverimo pred razvojem.
Potrjevanje posamezne različice
Dokument usmerimo k pristojnim pregledovalcem. Potrditev se nanaša na točno določeno različico, skupaj s komentarji.
Shranjevanje zaključene dokumentacije
Potrjene datoteke razvrstimo na dogovorjeno mesto. Pravila dostopa in hrambe določi lastnik postopka.
Kaj preverimo skupaj z vami
- Kako se določita vrsta dokumenta in poslovni identifikator.
- Kdo potrjuje različice ter ureja dostope.
- Katera pravila poimenovanja in hrambe uporabljate.
Povezane kategorije
En proces pogosto povezuje več področij in orodij. Raziščite tudi druge poti do rešitev.
KAKO POTEKA SODELOVANJE
Od prvega pregleda do uporabe
Pregled procesa
Pogledamo, kako delo poteka danes, kje nastajajo zamude in katere korake je smiselno povezati.
Razvoj in povezave
Pripravimo rešitev za vaše sisteme, z dogovorjenimi pravili, kontrolami in obravnavo izjem.
Testiranje in predaja
Delovanje preverimo na vaših primerih in ekipi pokažemo, kako rešitev uporabljati.
Pogosta vprašanja: Dokumentni sistemi
Ali obdelava spremeni izvorni dokument?
Način dela določimo pred uvedbo. Izhodišče je ohranjen izvor, spremembe ali izpeljani dokumenti pa morajo biti razpoznavni.
Ali je to isto kot običajno shranjevanje datotek?
Tu poleg datotek obravnavamo metapodatke, različice, pravice in potek potrjevanja. Obseg je odvisen od vašega sistema.
Koliko stane avtomatizacija?
Cena je odvisna od podatkov, števila povezav in zahtevnosti procesa. Po pregledu vašega načina dela pripravimo predlog in konkretno oceno izvedbe.
Kaj če proces ni primeren za avtomatizacijo?
Če se izvaja redko, se stalno spreminja ali vložek presega smiselno korist, vam to povemo pred razvojem.
ZAČNIMO PRI VAŠEM PROCESU
Pošljite povpraševanjeVašega primera ni med rešitvami?
Opišite ga. Skupaj preverimo, ali ga je smiselno avtomatizirati.